Quais são os melhores métodos e ferramentas para organizar a rotina de trabalho e ter mais produtividade?

como organizar as tarefas do seu trabalho
Veja como tirar o máximo de ferramentas e métodos para organizar suas tarefas e ter mais produtividade no trabalho

Você considera que podia ser uma pessoa mais organizada no seu trabalho?

Você se esquece frequentemente de alguma tarefa ou reunião porque anotou num lugar e depois não lembrava onde tinha anotado?

Ou então, você usa tantas formas de se organizar que na verdade isso te deixa mais confuso do que produtivo?

Então leia este artigo até o final, pois ele pode te ajudar!

Hoje eu vou te mostrar como você pode utilizar cada método e cada ferramenta de organização no seu trabalho.

Mas, calma, nada de segredos aqui: as opções em si muita gente já conhece. Você provavelmente já ouviu falar de todos os nomes que vou citar aqui.

Por isso, a ideia aqui é que você consiga entender as diferenças de cada método, os pontos fortes de cada um deles e de suas ferramentas, para que você utilize cada um da melhor forma.

Então, depois de ler este artigo, vamos combinar que você vai fazer as seguintes coisas?

  • Revise se as ferramentas que você utiliza são realmente adequadas para os tipos de tarefas que você tem no trabalho
  • Adapte as ferramentas para tirar o melhor delas em seu emprego
  • Adote novas formas de gerenciar seu tempo e busque mais produtividade no trabalho

É importante que você realmente tome as ações acima. Afinal, se você chegou aqui esperando um milagre da produtividade…Sinto lhe informar que isso não existe.

Não vai existir solução mágica que vai te fazer ficar produtivo no trabalho se você não fizer de fato o que precisa ser feito! Aqui a gente não trabalha com milagres.

Dito isso, vamos começar pelos métodos digitais.

E é claro que se você preferir ver tudo isso resumido um vídeo, seu pedido é uma ordem. Aqui está:

Métodos digitais para organizar o seu trabalho

Eu vou citar aqui três exemplos de ferramentas que usam um método que tem sido cada vez mais popular para empresas e pessoas organizarem seus projetos.

Você provavelmente já ouviu falar delas principalmente se trabalha com algum meio digital. Elas são o Trello, o Asana, e o Todoist.

E o que essas ferramentas têm em comum é que elas utilizam o sistema do Kanban.

Para quem não sabe, esse sistema organizacional foi desenvolvido pela montadora Toyota para ajudá-los a controlar melhor o fluxo de produção de carros.

Mas, como você já deve ter ouvido falar, hoje em dia o Kanban é super utilizado inclusive por empresas de tecnologia para desenvolver produtos, juntamente com outras metodologias para gerenciar melhor os projetos.

Logo: esse sistema pode ser aplicado em praticamente qualquer trabalho! Até professores utilizam isso.

Kanban, aliás, significa “cartão” em japonês, e o sistema consiste basicamente nisso: a tarefa ou projeto que você tem é um cartão.

Esse cartão, portanto, navega por um quadro com diferentes colunas que indicam o status dessa tarefa ou projeto. As colunas mais comuns são: Ideias, Tarefas por fazer, Tarefas sendo feitas no momento, e Tarefas já concluídas.

Tudo isso fica bem claro no quadro para que todas as pessoas envolvidas no projeto possam visualizar…Daí o nome: Kanban board.

Mas então – você deve me perguntar – quando é que é ideal usar essas ferramentas no meu trabalho?

De modo geral, as opções que citei ali em cima são ótimas para trabalho em equipe.

E ainda, é importante que elas sejam implementadas para projetos ou tarefas em seu trabalho que possuam informações muito claras sobre como elas serão executadas, quem será responsável por elas, e os passos necessários até que tudo seja concluído.

Gmail, Outlook e Calendário do iOS/ Android: a melhor utilização dos calendários digitais em seu trabalho

Esse assunto parece um tanto óbvio, mas é uma parte super importante em qualquer profissão: nosso calendário de compromissos.

E quando a gente fala sobre isso, é claro que as opções mais tradicionais vem à mente: o Gmail – com o Google Calendar, o Microsoft Outlook, e os calendários do iOS, Mac OS e de smartphones Android.

Você provavelmente já utiliza elas, mas há um problema: muitas pessoas confundem o calendário com um local onde dá para adicionar “listas de afazeres” também – deixando a caixa de e-mail e o calendário completamente abarrotados.

Então, eu trago esse tópico aqui para te lembrar sobre a importância da simplicidade: a solução mais óbvia é usar essas ferramentas para agendar reuniões e eventos.

(Deixe as tarefas e checklists para as ferramentas que são mais adequadas para isso!)

Mas eu adiciono aqui uma sugestão: esses calendários atrelados ao nosso e-mail podem ser muito úteis para adicionar lembretes sobre datas importantes em seu trabalho.

Então, você pode adicionar coisas como o lançamento de algum produto, a data ou horário da chegada de algum material importante do seu trabalho.

Além disso, os times podem se beneficiar desses lembretes ao adicionar os períodos em que estarão de férias. Assim, todo mundo vai saber quem está disponível em determinado período ou não na empresa.

E ainda: se você tem a disciplina de separar tempo para tarefas específicas e realmente executá-las, você também pode usar o calendário para isso.

Mas, atente-se para uma coisa: cuidado para não lotar sua agenda com isso, afinal isso pode atrapalhar algum colega que talvez precise se reunir com você ao longo da semana.

Um exemplo muito comum desse tipo de uso é que muita gente em empresas coloca sempre uma meia hora no começo ou no fim do dia pra checar e-mails.

Então, a pessoa sabe que só vai ver e-mails naquele momento, porque depois ela vai conseguir se concentrar em outras tarefas sem se preocupar com mensagens.

Lembrando que isso são os pontos fortes e as utilizações mais comuns, ok?

Aliás, caso você utilize bastante esses calendários para agendar e se reunir no trabalho, não esquece de conferir o post abaixo com dicas para você fazer reuniões mais produtivas!

Reuniões no trabalho: saiba como planejar e conduzir reuniões mais produtivas (vale para reunião online!)

Gestão do tempo no trabalho: ferramentas que podem te ajudar

Agora, falando sobre um ponto que é o calcanhar de Aquiles de todo profissional: a gestão do tempo.

É claro que existem ferramentas que te ajudam a gerenciar o tempo que você passa fazendo cada tarefa no seu trabalho e até fora dele.

Dois exemplos que eu queria trazer aqui são o Toggl e o Pomodoro Timer.

O Pomodoro, na verdade, abrange o método utilizado para gerenciar o tempo. Inclusive o próprio Toggl funciona dessa forma.

Então, além do Toggl você pode pesquisar por “Pomodoro” no seu computador ou celular e encontrará uma infinidade de ferramentas nesse estilo.

E como funciona o método Pomodoro? Ele basicamente consiste em você ter blocos de 25 minutos de trabalho totalmente focado em uma tarefa, com 5 minutos de intervalo entre eles.

No momento em que você aciona o cronômetro, você deve se dedicar somente a uma coisa e tentar terminá-la antes de partir para a próxima tarefa.

E ainda tem um outro benefício no uso desses aplicativos para gestão do tempo: ao utilizá-los consistentemente, você saberá exatamente quanto tempo leva para concluir cada tarefa ou projeto.

E isso pode ser ótimo para você negociar prazos ou determinar o tempo de entrega de alguma demanda para seus clientes.

Mas, de novo, vamos ter uma coisa bem clara: essas tarefas que você vai monitorar com essas ferramentas precisam estar registradas lá nos outros aplicativos.

Então, elas não vão servir para você criar listas de tarefas futuras, muito menos criar lembretes. Elas só podem ser usadas na hora em que você for realmente trabalhar em cada tarefa.

Armazenando anotações e links da web importantes para o seu trabalho

Até esse ponto você já soube onde colocar seus projetos e tarefas, onde é melhor você deixar a agenda de compromissos e lembretes e também como monitorar o seu tempo ao se dedicar a cada um desses afazeres.

Mas, se tem uma coisa que a gente precisa saber organizar melhor são as nossas anotações sobre ideias, reuniões, treinamentos, cursos, ou até mesmo conteúdos que a gente precisa ter como referência pro nosso trabalho.

É por isso que eu trouxe aqui duas ferramentas muito boas pra isso: os aplicativos Evernote e o Pocket.

Essas duas opções estão disponíveis em qualquer lugar: tem extensão para navegadores, versão web e aplicativos para computador e celular.

Enquanto o Evernote permite que você crie cadernos diversos para separar as anotações diversas sobre seu trabalho, o Pocket é ótimo para quem sempre lê muitas notícias e artigos na internet para coletar ideias e se manter atualizado sobre a indústria e sua profissão.

Sabe quando você tem ideias diversas e precisa anotar para não se esquecer, ou quando vê algo interessante na web mas não tem tempo de ler e precisa salvar para ler depois? Pois então: essas ferramentas são perfeitas para esses momentos!

A boa e velha planilha serve para tudo no seu trabalho!

É claro que eu ia mencionar aqui que para todos os efeitos tem sempre a boa e velha planilha.

Ela serve para praticamente tudo que eu falei até aqui – exceto talvez pela função de calendário/ lembrete ou cronômetro nas suas tarefas, claro!

Mas, em geral, você consegue adicionar tudo em planilhas: tarefas ou projetos futuros, datas de entregas, anotações, quem é responsável por cada projeto, o status, etc…

A vantagem de usar planilhas para organizar o seu trabalho é que ao mesmo tempo em que ela é simples e direta ao ponto, ela também é super versátil e customizável.

Se você manja bastante de fórmulas, você pode criar coisas bem legais para gerenciar seus projetos, como linhas do tempo, colunas que mostram a porcentagem de cada tarefa, entre outras coisas.

E ainda, se você não gosta de perder tempo aprendendo e personalizando outras ferramentas, é só abrir o Google Sheets ou Microsoft Excel e começar a escrever o que você precisa fazer. Simples assim.

Outro benefício é que praticamente todo mundo e toda empresa tem acesso a arquivos em planilha.

Então, quando você precisar compartilhar essas informações com seus chefes ou clientes, você não terá problemas com compatibilidade de arquivos.

Quando é que os métodos no papel brilham na organização da sua rotina de trabalho?

É claro que existe um ponto fraco tanto no Excel como em outras ferramentas digitais que eu citei nesse artigo.

Afinal, elas geralmente são fortes para projetos ou ações que duram mais dias.

Mas, mesmo utilizando todas elas da melhor forma, eu sempre sentia falta de ter um lugar onde colocar tarefas pequenas que faziam parte desses projetos maiores, mas que não precisavam ser registradas ali.

Por exemplo, se eu adicionasse coisas como enviar um e-mail para um contato, abordar algum cliente para obter uma resposta ou até mesmo fazer uma ligação telefônica em todas essas tarefas naquelas ferramentas, elas iriam virar uma bagunça!

É por isso que eu passo agora para as ferramentas em papel, porque elas são um grande destaque nesse sentido.

Começando pelo que eu uso: o Bullet Journal (o nome parece chique, mas esse método você aplica em qualquer caderno).

Utilizando Bullet journal no seu trabalho

O método Bullet Journal foi criado por um austríaco chamado Ryder Caroll. Ele é um designer de produtos, e de tanto tentar vários sistemas de organização  online e offline que não funcionavam pra ele, ele acabou criando o método próprio que ajudasse ele a ser mais focado e eficiente no trabalho dele.

A ideia é que esse sistema tenha uma abordagem minimalista, direta ao ponto, e ao mesmo tempo dê liberdade para as pessoas.

E como é que funciona o bullet journal? Existe uma espécie de código para você administrar as tarefas e dados que insere no papel. Aqui vai um passo a passo simples para entender:

  • Cada tarefa por fazer fica indicada por um bullet – ou seja, um pequeno ponto.
  • Ao completar essa tarefa, você transforma esse ponto em um X.
  • Se você deixou essa tarefa para depois, você transforma o ponto em uma setinha indicando que ela foi adiada, e já adiciona essa tarefa de novo como um ponto no próximo dia.
  • Se cancelou a tarefa, adicione um risco por cima dela.
  • E para indicar uma anotação, faça um pequeno traço/ hífen.
  • Quando tem algo muito importante, isso fica sinalizado com um asterisco.

Como esse método geralmente é aplicado em cadernos em branco – e não em agendas tradicionais, é claro que é preciso ter uma certa criatividade se você quiser criar calendários, visualizações semanais, entre outras coisas.

Afinal, tudo pode ser feito por você à mão (muita gente que ama fazer lettering usa esse sistema).

Mas, se você prefere uma abordagem minimalista, qualquer caderno e uma caneta fazem muito bem o serviço.

Quando é ideal utilizar o Planner em seu trabalho?

Outra opção no papel é o planner. Eu pessoalmente nunca utilizei esse método, porém ele parece ser uma boa pedida para profissionais que lidam muito com clientes, compromissos e eventos – já que eles oferecem essa visualização fácil de datas mensais ou semanais.

Mas, isso vem com um custo: ter um planner já customizado, com todas as folhas necessárias e tudo o mais pode ser caro. Eu cheguei a pesquisar alguns valores de planners prontos, e vários deles custavam a partir de 80 reais.

Outra pequena desvantagem no planner pode ser o espaço. Se você costuma colocar muitas anotações sobre cada compromisso ou tarefa, talvez essa ferramenta não seja tão adequada, já que o espaço para preencher cada dia/ semana pode ser limitado.

Vai usar uma agenda comum no trabalho? Se atente para isso:

E eu não podia deixar de citar que temos a boa e velha agenda para organizar nossas tarefas do trabalho no papel também. Quase todo mundo já teve pelo menos uma agenda na vida e sabe o quanto ela é útil.

E como as agendas vêm com as datas todas preenchidas, é claro que elas também são ótimas para quem lida bastante com eventos e compromissos.

Mas, de novo, se atente para o espaço que você terá para escrever nela. Se você planeja fazer muitas anotações, procure uma agenda personalizada e com mais folhas ou linhas para você preencher.

Que atire a primeira caneta quem nunca comprou uma agenda com uma capa maravilhosa na papelaria, mas que depois descobriu que tinha só um quadrado minúsculo para escrever todos os afazeres do dia, não é mesmo?

E tem mais um fator que me fez migrar da agenda para o bullet journal: o desperdício de papel.

Pessoas que têm o costume de usar a agenda o ano inteiro podem se dar muito bem com ela. Mas para quem as utiliza esporadicamente, isso pode significa um belo desperdício de papel.

Ao chegar no fim do ano, caso você não tenha preenchido uma agenda, ela fica inutilizável – já que as datas e dias da semana ficam todas bagunçadas e não podem ser reaproveitadas no ano seguinte.

Por esse motivo, eu acabo utilizando o mesmo caderno com o método bullet journal por muito mais tempo, já que eu mesma preencho as datas.

Agora quero saber de você: qual dos métodos citados neste artigo você utiliza para organizar sua rotina de trabalho?

Me conta aqui nos comentários depois se as dicas aqui te ajudaram e se você implementa ou vai implementar algum método ou ferramenta que eu vou ficar muito muito feliz!

Se você estava utilizando 10 ferramentas e colocando sempre a mesma informação em absolutamente todas elas, isso é um sinal de que você não estava tendo um trabalho muito otimizado e produtivo.

Não se esqueça de compartilhar o link deste artigo com mais pessoas – principalmente aqueles colegas que vivem com a agenda e lista de tarefas super bagunçada. Combinado?

Até a próxima!