Eu não sei com o que você trabalha, mas de uma coisa eu tenho certeza: você se comunica com outras pessoas no seu emprego. E muitas vezes essa comunicação é feita por meios digitais, como o email.
Por isso hoje eu vim listar aqui as 5 regras de etiqueta mais valiosas para escrever emails profissionais sem cometer gafes.
Até porque, quem nunca esqueceu de enviar um anexo, enviou mensagem para a pessoa errada ou até mesmo foi mal interpretado por não ter escrito um email claro e assertivo, não é mesmo?
Então, se prepare para colocar as dicas que eu vou listar agora em prática o quanto antes:
Regra 1 dos emails no trabalho: seja breve e simples
A primeira regra essencial para sobreviver aos emails no trabalho hoje em dia é: por favor seja simples, e seja breve!
Existe até um famoso princípio que você pode usar para isso e inclusive para várias outras iniciativas no seu trabalho.
É o chamado KISS, ou princípio do “beijo”, e ele vem do acrônimo em inglês que quer dizer: Keep it simple, stupid!
O qual, basicamente em português se traduz em: Mantenha tudo da forma mais estupidamente simples possível!
Ou seja: se você está precisando escrever emails quilométricos no seu emprego, algo de errado não está certo.
Conteúdos mais profundos, relatórios, coisas com mais formatação que precisam realmente de mais linhas para serem descritas deveriam estar num arquivo separado, que vai em anexo nesse email, e não no corpo desta mensagem.
Deixe as firulas e formatações de lado
E, se estamos falando de ser simples: pelo amor de Deus, não precisa personalizar fonte de email, colocar cor, nada que mexa muito no formato padrão daquela plataforma.
A interface de leitura de emails em vários serviços costuma ser horrível pra ler mensagens muito longas ou cheias de truques de design. Além disso, nem sempre o design que você aplica funciona da forma correta em outros aparelhos e tamanhos de telas.
Além disso, sempre considere se o tamanho da mensagem é realmente proporcional ao tamanho do problema/ projeto que você está relatando. As chances são de que seu email seria muito mais sucinto e direto ao ponto se você revisasse ele de acordo com as seguintes questões:
- O assunto desse email deixa bem claro qual projeto ou sobre qual demanda eu tô falando?
- Será que essa pessoa precisa saber de TUDO sobre esse projeto, ou eu só posso falar da parte que ela precisa entregar?
- Será que eu tô realmente colocando ali exatamente o que eu preciso, em que formato eu preciso disso, e até quando eu preciso dessa ajuda ou demanda?
Revise sempre suas mensagens e corte tudo o que for desnecessário, e assim com certeza você terá um retorno e uma comunicação muito mais eficaz e fluída com seus colegas!
Regra 2 – Escreva emails de forma educada, gentil e atenciosa
Se você vem daquelas famílias que quando te vê de manhã já espera logo um BOM DIA bem humorado ou te pergunta “Qual é, dormiu comigo?”, você vai se identificar com essa regra aqui.
Afinal, ser curto não significa ser grosso. Você pode escrever um email breve e simples, mas ainda assim de forma educada, gentil e atenciosa. E talvez uma das situações em que é mais desafiador seguir essa regra seja na hora de pedir alguma coisa ou de fazer cobranças.
É por isso que vou utilizar essa situação como exemplo de uma formatação minimamente ideal de email profissional.
A gente sabe que existem dois possíveis cenários a serem encarados especialmente por profissionais no primeiro emprego ou no início de carreira.
Ou essa pessoa tenta ser tão profissional que chega a parecer grossa e inflexível…
Ou ela amolece tanto e escreve de forma tão calorosa que esquece de incluir detalhes importantes para que aquela mensagem seja realmente eficaz e alcance o resultado necessário.
Eu confesso que eu sou dessas que quando cobra alguém ou pede alguma coisa já envia logo um sorrisinho que é pra dar aquela quebrada. 🙂
Só que, ainda assim, eu não deixo de colocar outras duas coisas importantíssimas na minha mensagem, e que ficaram faltando nesses cenários que eu descrevi agora há pouco: prazo, e a importância de se entregar essa demanda, ou essa tarefa a tempo. Porque assim a pessoa vai saber como priorizar isso na lista de tarefas dela
Então como eu montaria essa mensagem, colocando todos os detalhes necessários, mas sem parecer grossa e nem evasiva demais ao mesmo tempo? Começaria, é claro, cumprimentando a pessoa:
Boa tarde, fulano, espero que esteja tudo bem com você!
Seguem os detalhes da demanda ou do pedido ou da tarefa que precisa ser feita. A partir dela, a gente vai conseguir TAL BENEFÍCIO (atualizar as informações dos clientes, ou expandir o negócio pra uma nova cidade, etc. etc.).
Presta atenção nessa parte que eu acabei de colocar aqui em cima: quanto mais específico você for no que você quer e em como você quer, melhor vai ser o resultado e menos trocas de email e revisões você vai ter que fazer.
Depois de fornecer os detalhes necessários, eu concluo especificando bem a data de entrega ou prazo estimado
Você pode, por favor, me enviar tudo até <dia tal>, ou até o <final dessa semana>?
No final da mensagem, eu também peço para que esse contato me procure caso tenha dúvidas ou quaisquer outras preocupações.
Qualquer dúvida é só me avisar!
E, por fim, eu mando um “Obrigada desde já, e até mais!” pra finalizar, assino embaixo, e é mais ou menos dessa forma que eu conduzo minha comunicação por emails no trabalho.
Regra 3 – Respeite horários úteis de trabalho alheios (e os seus também)
Agora, uma outra coisa que tem bastante a ver com a etiqueta corporativa digital e que por vezes é deixada de lado ou pouco comentada é a importância de se respeitar os horários úteis de trabalho das pessoas.
Entende uma coisa:
Trabalhar conectado não significa trabalhar o tempo todo, e não é porque você trabalha extra até 7 da noite, que o seu coleguinha vai trabalhar também! 🙂
(notou o sorrisinho no final para dar uma quebrada nessa pequena bronca, né?)
E talvez há algum tempo não existisse muito problema nisso, uma vez ou outra acontece… Mas, depois de 2020, com tanta gente tendo que trabalhar de casa, eu acho que essa regra pesa bastante.
Afinal, além de já ser difícil a gente conciliar tudo e dividir tempo entre casa e trabalho estando em casa, ainda tem o problema de a gente não sabe quando parar de trabalhar. Ou outras pessoas não sabem, né?! E consequentemente acham que a gente vai tá sempre ali pra responder.
Então é melhor que você faça a sua parte, pelo menos, e comece a respeitar esses limites de acordo com a carga horária de onde você trabalha.
Lembra que tem muita gente sofrendo com ansiedade, burnout e outros problemas, então ainda que o que você for pedir ou mandar não seja algo urgente, você pode poupar a pessoa que tá do outro lado de talvez receber alguma notificação e de deixá-la ainda pior!
Se possível, agende seus emails do trabalho para o próximo dia útil
E tem uma forma super simples de evitar situações como essa. Dependendo da plataforma de email que você usa, é possível agendar o envio de mensagens para horários específicos.
O que, convenhamos, é uma mão na roda, pois assim você já deixa tudo escrito, e agenda pra enviar no dia seguinte no horário útil da empresa.
Se o serviço de email que você usa na sua empresa não oferecer essa opção, você pode salvar o rascunho e colocar um lembrete na sua lista de tarefas para enviar depois.
(e não subestime o lembrete porque pode acontecer de você escrever o email inteiro, nunca enviar, e depois ainda pensar que é a outra pessoa que não te respondeu)
Enfim, sei que esse detalhe passa batido por muita gente, mas sempre se lembre de respeitar os horários e limites alheios e de respeitar a si próprio também!
Não leia e nem responda emails fora do seu horário de trabalho para não dar abertura e liberdade de isso acontecer com muita frequência.
Regra 4 – O email corporativo é a melhor testemunha sobre seu trabalho
E eu precisava falar da importância de ter tudo formalizado e documentado no seu email.
Pensa bem: muito do seu fluxo de atividades vai ficar armazenado nessa ferramenta, como os prazos que você combinou, pagamentos que você fez para fornecedores, coisas que você entregou, promessas que fez ou que fizeram pra você, etc.
Isso, legalmente falando, conta demais a seu favor! E além disso facilita e melhora o acesso a informação sobre projetos, em geral.
Então, quando sair de uma reunião em que algo foi combinado, registra tudo num email, copiando todo mundo que é relevante do projeto, colocando os prazos e o que cada um vai fazer.
Se você combinou algo com um fornecedor ou vendedor externo, garanta que haverá uma comunicação por email formalizando esse acordo (além de contratos, etc., é claro!), pois assim será muito mais fácil de cobrar essas pessoas depois.
E aí um dia, quando você for cobrado ou cobrada de alguma coisa ou seu chefe vier te perguntar, todas as informações vão estar ali às claras, pra quem quiser ver. E ninguém vai poder “dar de louco” falando que algo não era o combinado e tudo o mais.
Regra 5 – Sempre revise seu email, o assunto e os contatos antes de enviá-lo
Que atire a primeira TECLA quem nunca enviou um email todo incompleto sem querer porque apertou algum atalho que não deveria, ou quem nunca enviou um email e se esqueceu de anexar o arquivo!
Pois é, é por isso que a última regra de ouro aqui é você sempre revisar os emails que estiver enviando no seu trabalho (e, convenhamos, na vida, né!).
Eu tenho um sistema bem simples que me ajuda a evitar erros ou problemas maiores, que é o seguinte: quando você for escrever o rascunho do seu email, sempre deixe o campo de contatos vazio, para ser preenchido por último.
O fato de não ter contatos associados nessa mensagem vai te forçar a voltar lá pro cabeçalho do email depois que você terminar de digitar tudo para listar com calma os destinatários.
Juntamente com isso, eu já releio tudo o que escrevi e vejo se o campo “Assunto” está realmente de acordo com a mensagem.
Não erre mais o nome das pessoas em emails! (por favor!)
Se você escreve muitos emails no dia, trabalha com muita gente ao mesmo tempo ou simplesmente tem dificuldade de lembrar o nome das pessoas, não deixe de fazer isso sempre que for enviar uma nova mensagem: copie e cole o nome da pessoa para quem você está endereçando o pedido/ assunto.
Assim, você nunca mais vai ter problema com erro de digitação com nome dos outros. E eu sei que não é o maior causador de problemas de comunicação em si, mas isso pode demonstrar pouca atenção ou consideração com outras pessoas.
E, vamos combinar, né? Trata-se de um ponto de atenção tão simples de revisar. Ainda mais num país onde a gente adora dar nomes diferentes pras pessoas! É melhor garantir que a gente não está digitando nada errado.
(sim, isso tá vindo de alguém que tá cansada de ser chamada de ADELINA nos emails do trabalho)
Tão “complexo” quanto os emails profissionais são também as reuniões de trabalho
Pois é: se tem uma outra coisa no ambiente de trabalho que causa bastante atrito e problemas de comunicação são as reuniões.
É por isso que agora eu indico que você dê uma olhada no artigo que eu vou linkar aqui embaixo, pois lá tem dicas essenciais para você conduzir ou ter reuniões mais produtivas no seu trabalho.
Que é pra gente também acabar com esse negócio de reunião ser perda de tempo, não é mesmo?!
E por hoje foi isso, eu espero que a partir de hoje você tenha uma comunicação por email mais eficaz no seu emprego.
Não esquece de comentar aqui embaixo se você já segue alguma outra regra que ficou faltando aqui, e vamos ajudar mais gente a escrever emails profissionais!
Até o próximo post!
