Reuniões no trabalho: saiba como planejar e conduzir reuniões mais produtivas (vale para reunião online!)

Veja como planejar e conduzir reuniões mais objetivas e produtivas no trabalho!

Não importa se você é empregado, empreendedor, subordinado, chefe ou CEO. Se você tem qualquer tipo de atividade profissional, você participa de reuniões.

As pessoas têm costume de se reunir para resolver quase tudo na vida: desde o planejamento da festa de um parente, até para definir o rumo de um país.

Uma série de estudos, por exemplo, calculou que são feitas entre 36 e 56 milhões de reuniões diariamente só nos Estados Unidos. 

O problema é que um estudo global feito pela Microsoft com 38 mil pessoas revelou que 69% desses profissionais não acham que suas reuniões são produtivas.

Logo, é fato que quase ninguém acha agradável fazer reuniões. 

Pra você ter uma ideia, uma pesquisa feita pela Harris com mais de duas mil pessoas descobriu que quase metade dos entrevistados preferia fazer qualquer outra coisa em vez de participar de uma reunião de status no trabalho. 

E elas levaram a sério quando disseram isso: 17% afirmaram que preferem assistir a uma pintura secar, do que participar desse tipo de reunião.

Calma, que piora: 8% disseram que prefeririam um doloroso e incômodo tratamento de canal do que se reunir no trabalho!

Mas aí, o que as equipes nas empresas de qualquer setor fazem quando uma reunião não atinge o objetivo e não resolve um problema?

Elas fazem outra reunião!

E adivinha? A cada encontro elas vão gerando outra, e mais outra e mais outra…

Então, vamos admitir que mais do que nunca tá na hora da gente se capacitar para fazer reuniões melhores e parar de perder nosso tempo.

Continua comigo aqui neste artigo para saber o que você precisa fazer para parar de sair da reunião sem saber o que fazer, para ter mais clareza sobre suas tarefas e diminuir o tempo que você fica nessas reuniões ou videochamadas. 

Tudo isso ainda vai fazer com que você se destaque como profissional pela sua capacidade de organização e comunicação.

E principalmente: isso vai servir para ninguém “dar de louco” quando dali duas semanas vier te cobrar por algo que não foi combinado, ou deixar de cumprir o que foi acordado em uma reunião.

Você não precisa ser chefe pra aplicar essas melhorias, e isso vale também pra quem tá trabalhando de casa e tá fazendo reuniões online. Vamos lá:

#1 Avalie se há necessidade de fazer a reunião primeiro

A primeira coisa, que vem antes inclusive de você planejar o assunto a pauta da reunião é: pensar se essa reunião é mesmo necessária.

Sabe aquela história da reunião que poderia ter sido um e-mai? Pois é! 

Então, verifica se tem necessidade de fazer uma reunião sobre esse assunto que você quer resolver primeiro. 

Qual é seu objetivo ou a intenção do seu time com essa reunião? O que você quer tirar dela? Qual vai ser o resultado?

Porque senão, você só tá matando tempo ali falando meia dúzia de coisas que depois ninguém vai se lembrar e nem cumprir. E depois vai ficar todo mundo perdido enviando e-mail perguntando um para o outro que que era pra fazer.

Então, antes de qualquer coisa, tenta responder perguntinhas básicas como: o QUE você quer dessa reunião, até QUANDO isso que você quer precisa ser feito ou decidido, COMO isso vai ser feito e por QUEM.

#2 Quem precisa estar nessa reunião?

Se você for a pessoa que convoca esses eventos, se atente para uma coisa: quem precisa estar nessa reunião?

E ainda: esse colega ou profissional costuma ser uma pessoa fácil de abordar dessa forma?

Às vezes tem pessoas que são mais comunicativas e organizadas e você consegue tirar o melhor delas e resolver tudo com uma reunião rápida. 

Por outro lado, tem colegas que não param de falar, divagam sobre outros assuntos e não focam no que importa.

E também tem colegas que basta você enviar um e-mail com o pedido – colocando lá também outras pessoas importantes que precisam estar cientes do projeto ou tarefa, e pronto! Você resolve tudo sem precisar fazer a reunião em si.

De verdade: se você convoca reuniões, para de colocar todo mundo só por colocar nela. Convide apenas os contatos mais importantes para falar de um determinado tema.

#3 Prepare a pauta da reunião

Depois que você fez o exercício de responder o que quer, quando, e com quem algo vai ser feito ou definido, você prepara uma pauta simples da reunião

As coisas que você quer tratar ou resolver tem que estar no e-mail de convite que você envia para as pessoas. Liste cada tópico em poucas palavras.

Ou então, se geralmente não existe essa abordagem na sua empresa, leva essa pauta anotada em um caderno ou folha de papel, mostre isso pro seu gestor ou gestora e colegas antes, veja se eles querem adicionar algum outro ponto, e use essa pauta para guiar toda a reunião.

#4 Anote tudo o que foi sugerido e definido na reunião e envie para seus colegas depois

Outra coisa: você tem a pauta da reunião, mas é claro que sempre vão aparecer assuntos novos, ou alguma mudança no plano. 

Então, você deve tomar nota dos principais pontos, quem vai fazer o que, e o que foi combinado.

Porque é aqui que vem a parte mais importante de todas. É essa ação que vou descrever agora que vai garantir que sua reunião foi bem sucedida.

Depois da reunião, você vai pegar essas anotações com todos os pontos combinados, sumarizar tudo no mesmo e-mail por onde você convidou aquelas pessoas e enviar para elas.

Se sua firma não utiliza e-mails para isso, bota isso no papel, no mural da empresa, onde estiver visível com as seguintes informações: o que foi falado, quem prometeu o que, e até QUANDO essas pessoas tem que retornar com essas tarefas ou decisões.

Não subestime a importância de selar esse encontro formalizando tudo o que foi tratado. Porque dali uma ou duas semanas você vai precisar correr atrás de alguém pra ter uma atualização, ou até podem ir atrás de você cobrando algo e você vai ter o respaldo: “Olha só, foi combinado aqui atrás naquela reunião dessa forma aqui.”

#5 Tente reduzir a duração e o número de reuniões no seu trabalho

Ainda existem outras dicas que ajudam a reduzir o tempo das reuniões e fazer com que elas fiquem mais objetivas, como por exemplo fazer reuniões em pé. 

Muita empresa tem o costume de fazer o “stand-up” diário, que é basicamente todo mundo se reunir numa área em comum, não necessariamente uma sala, para poder falar rapidamente sobre os pontos mais importantes do dia de cada time.

Além disso, outra coisa a fazer é reduzir o tempo de reunião. 

Em vez de uma hora, tente resolver tudo em 45 minutos e vai diminuindo até virar no máximo meia hora. 

Essa, aliás, é uma prática comum em startups e empresas que têm um ritmo rápido de crescimento. Afinal, ninguém gosta de desperdiçar o tempo de ninguém.

As reuniões não precisam ser mais um motivo de estresse no seu trabalho

E você aí, é do tipo que prefere convocar reunião pra cada coisa a ser resolvida, ou prefere matar tudo em um e-mail? Me responde nos comentários aqui embaixo! 

E mais importante: me promete que você vai ter reuniões mais produtivas a partir de agora?!

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Até a próxima!